山东城市建设职业学院政府采购内部控制管理办法（修订）

（三）采购申报流程

1.办公设备

由部门经办人汇总并提出申请、部门负责人签字确认、在智慧校园一网通办办公设备申请项，按要求提交申请，并经报学校党委会批准后，汇于下一年度总预算内，预算批复后，将拟采购办公设备（含家具）明确需求或具体规格型号（须低于财政发布的年度限额标准），经部门负责人和分管领导签字后，由资产管理处汇集。于每年度按照省集采批量采购货物及技术参数予以在资产管理处网站主页公示，各申请部门可按需求、预算限额及配置标准，选定办公设备后，提交给资产处物资采购科， 由物资采购科根据各部门选定产品开展采购。需紧急采购的办公设备可由使用部门在政采系统网上商城选定产品后，由物资采购科开展采购。

2.空调设备采购

由部门经办人汇总并提出申请、部门负责人签字确认、在智慧校园一网通办办公设备申请项，按要求提交申请，并经报学校党委会批准后，汇于下一年度总预算内，预算批复后，将拟采购空调设备明确需求或具体规格型号（须由资产管理处公示的省集采批量采购的产品规格中选取），经部门负责人和分管领导审批后，统一报总务处汇集，分批开展批量采购或网上商城采购，各部门不得单独购买或加入年度其他政采预算内采购。

3.教学、科研仪器设备类：

（1）首先根据财务年度预算指标批复情况，编报项目采购计划、采购需求。

（2）将项目市场调研、考察内容（主要产品不少于三个主品牌，掌握市场行情）、采购需求、实施计划、预算明细、合同的主要条款、验收标准、验收方案及资金支付等情况；按照学校“三重一大”决策制度要求，按照党委会或办公会决议实施采购。

（3）编报采购预算须详细、准确，考虑市场因素、风险、税金等。

（4）制定采购需求，不得标明品牌型号，不得提交针对性、指向性明显的技术参数，不得设置排他性、歧视性资格条款及指标。 需满足三个以上品牌指标。

（5）对于采用科研经费指标采购的科研仪器设备，可遵照《山东城市建设职业学院科研经费管理办法》等相应文件实施。

（6）党委会会议纪要。

4.教学、科研、实训耗材类：

（1）对于易损、易耗教学、实验实训及科研所需材料，应描述清晰、详尽，做到满足要求，价格最低。

（2）编报采购预算、采购需求。需分批次供货的，应明确供货批次、时限。注明货物验收方式及验收标准。

（3）年度额度较低的（经统计低于当年度同类二级品目限额标准），可按照学校关于限额采购额度以下采购管理办法实施。高于年度限额标准的，执行本办法。明确使用科研经费的科研项目耗材购买，参照《山东城市建设职业学院科研经费管理办法》实施。

（4）货物验收后，直接入库存放。需与资产管理处办理易耗材料资产登记备案，自行制定出入库登记管理办法并造册执行。

（5）党委会会议纪要。

（6）根据财务年度预算指标批复情况，编报项目采购计划、采购需求。

5.信息设备、软件类：

（1）明确设备用途，分类别采购。一类按办公设备类组织采购，一类按教学科研设备类组织采购。

（2）软件类采购完毕，须试运行1个月后，方可组织正式验收。同时软件须按无形资产录入资产，录入时须明确安装在所属设备的资产编号和管理人。

（3）党委会会议纪要。

（4）根据财务年度预算指标批复情况，编报项目采购计划、采购需求。

6.修缮、改造、园林景观提升等零星工程（超过年度限额标准的）类：

（1）须由归口部门汇总改造、修缮内容；出具施工图纸或施工做法，并由审计部门或归口部门直接委托具有相关资格的单位或人员编制工程量清单和控制价，出具书面计算依据和结算建议。

（2）归口部门提供改造方案、设计图纸（经相关部门审核确认）、合同条款、验收标准、验收方式和技术要求等。

（3）工程量清单（经审计部门审核确认）。

（4）确定主要材料价格依据或暂估价。

（5）控制价（经审计部门审核确认）。

（6）由归口部门按照控制价汇入下一年度政府采购预算。

（7）党委会会议纪要。

（8）根据财务年度预算指标批复情况，编报项目采购计划、采购需求。

（9）未达到年度采购限额标准的，按照《山东城市建设职业学院修缮工程项目及小型基建工程管理办法》实施；超过年度采购限额标准的，按照本办法执行。

7.新建工程类（一般指发改委审批项目或金额超过应公开招标的建设工程项目）

（1）提供设计图纸、技术要求。

（2）工程量清单（经相关部门编制或审核确认）。

（3）确定主要材料暂估价（根据市场考察拟定暂估价）。

（4）确定专业工程暂估价（经相关部门审核确认）。

（5）控制价（经相关部门审核确认）。

（6）由归口部门按照控制价汇入下一年度政府采购预须跨年度的按照跨年度预采购流程开展。

（7）党委会会议纪要。

（8）按提交项目需求。

（9）按相应程序进入济南市公共资源交易中心。

（10）按照相关程序开展采购，符合公开招标条件的按公开招标方式；不符合公开招标条件的，按照竞争性磋商或竞争性谈判开展。

（11）根据财务年度预算指标批复情况，编报项目采购计划、 采购需求。

8.小额零星工程（可根据往年情况，经审计审核预估预算，采购时可按学校“三重一大”要求进行）

（1）由归口管理部门在各年度6月份即开展汇总各部门下一年度小额零星工程项目。

（2）按提交项目需求。

（3）确定主要材料暂估价或市场考察价。

（4）编制项目预算（经相关部门编制或审核确认）。

（5）由归口部门按照控制价汇入下一年度政府采购预算，须紧急采购的按预采购流程开展。

（6）党委会或办公会会议决议（提交党委会审批预算纪要、及经过相关部门确认的预算明细、工程量清单）。

（7）确定采购方式：框架协议或自行采购。

9.车辆维修、车辆保险、车辆加油

（1）此部分预算由学校办公室按照本年度用量进行测算，编制下一年度采购预算。

（2）学校党委会或办公会会议纪要。

（3）采用框架协议方式：车辆加油、维修和保险支出全部列入政府采购预算。可根据山东省网上商城入库的供应商，采用框架协议方式自行选择相应的加油、保险和维修服务单位。

（4）未尽事宜，按照山东省财政厅发布相关规定执行。

10.服务类项目:

（1）服务类项目，为除货物类、工程类以外的所有项目。

（2）开展市场调研、预估风险，编制下一年度预算。

（3）党委会或办公会会议纪要。

（4）提交项目需求：项目概况、服务要求及相关部门确认的预算。

（5）由物资采购科按照项目具体要求选择竞争性磋商、竞争性谈判、单一来源、公开招标以及是否为集采目录要求内容，开展网上定点采购等。

三、采购流程及具体要求

（一）采购意向公开

采购意向公开为政府采购的前置程序，依据《关于开展政府采购意向公开工作的通知》财库〔2020〕10号要求公开发布。公开内容包括：采购项目名称，采购需求概况，采购预算金额，预计采购时间，是否专门面向中小企业采购，是否釆购节能产品、环境 标志产品等。公开内容应当尽可能清晰完整，根据市场调研情况，采购预算金额可以低于实际预算安排数，采购意向仅作为供应商了解各单位初步采购安排的参考，采购项目实际采购需求、预算金额和执行时间以预算单位最终发布的采购公告和采购文件为准。

1.预算执行中新增采购项目应当及时公开采购意向。

2.采购意向公开时间应当尽量提前，原则上不得晚于采购活动开始前30日公开采购意向。

3.因预算单位不可预见的原因急需开展的采购项目，可不公开采购意向。

4.各预算单位按照采购意向文本要求，向物资采购科提交书面和电子版采购意向书，经物资采购科审核无误后，按照规定要求予以发布，“中国山东政府采购网”为发布的指定媒体。

（二）采购需求审核

1.须由预算单位根据前期所报预算内容及采购意向，依据《政府采购需求管理办法》具体要求，提供书面及电子版采购需求。

2.需求应按项目实际内容，逐项对照，写出符合项目实际，结合市场实际，与预算完整对接的技术、服务及质量需求。

3.项目需求须完善采购明细、技术及商务要求、工程及配套项目均需列明工程量清单（须符合国家规范并经专业审核）。

4.采购需求，是指采购人为实现项目目标，拟采购的标的及其需要满足的技术、商务要求。技术要求是指对采购标的的功能和质量要求，包括性能、材料、结构、外观、安全，或者服务内容和标准等。商务要求是指取得采购标的的时间、地点、财务和服务要求，包括交付（实施）的时间（期限）和地点（范围），付款条件（进度和方式），包装和运输，售后服务，保险等。

5.确定采购需求应当明确实现项目目标的所有技术、商务要求，功能和质量指标的设置要充分考虑可能影响供应商报价和项目实施风险的因素。

6.采购需求应当清楚明了、表述规范、含义准确。技术要求和商务要求应当客观，量化指标应当明确相应等次，有连续区间按照区间划分等次。需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目，应当说明采购标的的功能、应用场景、目标等基本要求，并尽可能明确其中的客观、量化指标。采购需求可以直接引用相关国家标准、行业标准、地方标准等标准、规范，也可以根据项目目标提出更高的技术要求。

7.在确定采购需求前，可以通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息，可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购，以及其他相关情况。面向市场主体开展需求调查时，选择的调查对象一般不少于3 个，并应当具有代表性。

8.学校根据法律规定成立采购需求审查委员会，建立审查工作机制，在采购活动开始前，针对采购需求管理中的重点风险事项，对采购需求和采购实施计划进行审查，审查分为一般性审查和重点审查。对于审查不通过的，应当修改采购需求和采购实施计划的内容，并重新进行审查。

9.审查内容包括：采购需求是否符合预算、资产、财务等管理制度规定；对采购方式、评审规则、合同类型、定价方式的选择是否说明适用理由；属于按规定需要报相关监管部门批准、核准的事项，是否作出相关安排；采购实施计划是否完整。

10.具体参照学校《采购需求内控管理实施细则》执行。

11.采购需求的提交须于学校政府采购预算指标明细下达后15日内。

（三）采购文件编制注意事项

1.采购人应当根据政府采购政策、采购预算、采购需求编制采购文件。采购文件应当包括以下主要内容：

（1）投标邀请;

（2）投标人须知(包括投标文件的密封、签署、盖章要求等);

（3）投标人应当提交的资格、资信证明文件;

（4）为落实政府采购政策，采购标的需满足的要求，以及投标人须提供的证明材料;

（5）投标文件编制要求、投标报价要求和投标保证金交纳、退还方式以及不予退还投标保证金的情形;

（6）采购项目预算金额，设定最高限价的，还应当公开最高限价;

（7）采购项目的技术规格、数量、服务标准、验收标准及要求，包括附件、图纸等;

（8）拟签订的合同文本;

（9）货物、服务提供的时间、地点、方式;

（10）采购资金的支付方式、时间、条件;

（11）评标方法、评标标准和投标无效情形;

（12）投标有效期;

（13）投标截止时间、开标时间及地点;

（14）采购代理机构代理费用的收取标准和方式;

（15）投标人信用信息查询渠道及截止时点、信用信息查询记录和证据留存的具体方式、信用信息的使用规则等;

（16）省级以上财政部门规定的其他事项。

对于不允许偏离的实质性要求和条件，采购人或者采购代理机构应当在招标文件中规定，并以醒目的方式标明。

2.特别说明：

政府采购关于样品的要求，采购人、采购代理机构一般不得要求投标人提供样品，仅凭书面方式不能准确描述采购需求或者需要对样品进行判断以确认是否满足采购需求等特殊情况除外。

要求投标人提供样品的，应当在招标文件中明确规定样品制作的标准和要求、是否需要随样品提交相关检测报告、样品的评审方法以及评审标准。需要随样品提交检测报告的，还应当规定检测机构的要求、检测内容等。

采购活动结束后，对于未中标人提供的样品，应当及时退还或者经未中标人同意后自行处理;对于中标人提供的样品，应当按照招标文件的规定进行保管、封存，并作为履约验收的参考。

3.谈判文件、询价通知书应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。

（1）谈判文件、询价通知书不得要求或者标明供应商名称或者货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。

（2）采购人应当以满足实际需求为原则，不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。

（3）采购人不得将投标人的注册资本、资产总额、营业收入、从业人员、利润、纳税额等规模条件作为资格要求或者评审因素，也不得通过将除进口货物以外的生产厂家授权、承诺、证明、背书等作为资格要求，对投标人实行差别待遇或者歧视待遇。

（4）采购文件编制应由资产管理处物资采购科编制完成，先由采购部门认可后，再组织专家论证，签订专家论证意见表，调整采购文件，如果采购部门需要调整采购内容、采购参数或预算金额及撤回项目的，需要提交项目变更证明文件或资金变更证明文件，若采购文件无异议，采购小组应进行意见会签定稿发布。

4.《中华人民共和国政府采购法实施条例》第二十条，采购人或者采购代理机构有下列情形之一的，属于以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇:

（1）就同一采购项目向供应商提供有差别的项目信息;

（2）设定的资格、技术、商务条件与采购项目的具体特点和实际需要不相适应或者与合同履行无关;

（3）采购需求中的技术、服务等要求指向特定供应商、特定产品;

（4）以特定行政区域或者特定行业的业绩、奖项作为加分条件或者中标、成交条件;

（5）对供应商采取不同的资格审查或者评审标准;

（6）限定或者指定特定的专利、商标、品牌或者供应商;

（7）非法限定供应商的所有制形式、组织形式或者所在地;

（8）以其他不合理条件限制或者排斥潜在供应商。

5.不得存在与政府采购负面清单规定相违背的内容。

6.不得提出与采购项目无直接关系的资质、业绩、检测报告、证书以及国家已经废止的证书或资质等要求。

（四）采购评审

1.评审委员会组成: 由采购人代表和评审专家共 (公开招标不得少于5人，非公开招标方式不得少于3人)以上单数组成，其中评审专家人数不得少于小组成员总数的2/3。未经授权或委托的采购人代表不得以评审专家身份参加采购项目的评审。

采购部门应委派人员作为采购人代表参加评审，出具授权委托书并签署廉政责任承诺书。采购人代表不得担任评审委员会组长，不得领取评审劳务报酬，不得在评审现场发表倾向性或者歧视性言论。采购人代表的打分经评审委员会一致认定畸高或畸低的，应当在签署评审报告时作出书面解释。

政府采购项目的评审专家应当从省专家管理系统中随机抽取。对符合相关法律法规规定，通过随机方式难以确定合适评审专家的，由采购部门申请，经招标与采购管理办公室审核，分管招标与采购的校领导审批，书面报上级主管部门同意，可自行选定相应专业领域的评审专家。相关书面材料应作为采购文件归档备查。自行选定评审专家的，需选择校外评审专家。

技术复杂、专业性强的竞争性谈判采购项目，评审专家中应当包含1名法律专家。

2.确定成交供应商：采购代理机构应当在评标结束后2个工作日内将评标报告送采购人。

采购人应当自收到评标报告之日起5个工作日内，在评标报告确定的中标候选人名单中按顺序确定中标人。

采购人或者采购代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等方式改变评审结果。

中标或者成交供应商拒绝与采购人签订合同的，采购人可以按照评审报告推荐的中标或者成交候选人名单排序，确定下一候选人为中标或者成交供应商，也可以重新开展政府采购活动。

3.重新评审：除资格性审查认定错误和价格计算错误外，采购人或者采购代理机构不得以任何理由组织重新评审。

采购人、采购代理机构发现谈判小组、询价小组未按照采购文件规定的评定成交的标准进行评审的，应当重新开展采购活动，并同时书面报告本级财政部门。

4.评审结果改变：除不可抗力等因素外，成交通知书发出后，采购人改变成交结果，或者成交供应商拒绝签订政府采购合同的，应当承担相应的法律责任。成交供应商拒绝签订政府采购合同的，采购人可以按照《政府采购非招标采购方式管理办法》第三十六条第二款、第四十九条第二款规定的原则确定其他供应商作为成交供应商并签订政府采购合同，也可以重新开展采购活动。拒绝签订政府采购合同的成交供应商不得参加对该项目重新开展的采购活动。

（五）项目公示

1.项目需求公示：

采购人应当对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求，进行价格测算。

2.采购公告公示: 应当公开的政府采购信息在财政部门指定的政府采购信息发布媒体“中国山东政府采购网”向社会公开发布。公示期不少于5个工作日。非政府采购项目需在公共媒体以及学校门户网站公开采购信息。信息公开要求全面、准确、及时、完整，应当严格按照保密审查原则和程序，对拟公开的采购意向、采购文件、采购合同等信息进行审查，确保涉密和敏感事项不外泄。

3.采购公告应当包括下列内容:

（1）采购人、采购代理机构的名称、地址和联系方式;

（2）招标项目的名称、用途、数量、简要技术要求或者招标项目的性质;

（3）供应商资格要求;

（4）获取招标文件的时间、地点、方式及招标文件售价;

（5）投标截止时间、开标时间及地点;

（6）采购项目联系人姓名和电话。

4.采购信息更正公告应当包括下列内容:

（1）采购人、采购代理机构名称、地址和联系方式;

（2）原公告的采购项目名称及首次公告日期;

（3）更正事项、内容及日期;

（4）采购项目联系人和电话。

5.中标结果公示：中标公告期限为1个工作日。中标结果公告内容应当包括采购人及其委托的采购代理机构的名称、地址、联系方式，项目名称和项目编号，中标人名称、地址和中标金额，主要中标标的的名称、规格型号、数量、单价、服务要求，中标公告期限以及评审专家名单及评分。

采用书面推荐供应商参加采购活动的，还应当公告采购人和评审专家的推荐意见。

6.合同公示：公示期不得少于 3 天。

采购人应当自中标通知书发出之日起10日内，按照招标文件和中标人投标文件的规定，与中标人签订书面合同。所签订的合同不得对招标文件确定的事项和中标人投标文件作实质性修改。采购人不得向中标人提出任何不合理的要求作为签订合同的条件。

采购人应当自政府采购合同签订之日起2个工作日内，将政府采购合同在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上公告，但政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密的内容除外。

7.履约验收公示:

采购人或者采购代理机构应当按照采购合同规定的技术、服务等要求组织对供应商履约的验收，并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务等要求的履约情况。大型或者复杂的项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。采购人可以邀请参加本项目的其他投标人或者第三方机构参与验收。参与验收的投标人或者第三方机构的意见作为验收书的参考资料一并存档。

（六）合同签订

采购人应按照采购文件和中标人投标文件的规定，与中标人签订书面合同。政府采购合同应当包括采购人与中标人的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限及地点和方式、验收标准、服务要求、违约责任、合同解除、解决争议的方法等内容。采购人与中标人应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。

采购人应在编制采购文件时提交合同模板及需要特殊要求的条款，如：标的名称，采购标的质量、数量（规模），履行时间（期限）、地点和方式，合同生效方式，工程量清单，合同价款的结算，双方的责任和权利，支付方式，质量保证金，材料供应方式，验收、交付标准和方法，质量保修范围和保修期，涨价幅度，风险范围，违约条款，争议解决，不可抗力及其他不可预见因素等。

采购项目涉及采购标的的知识产权归属、处理的，如订购、设计、定制开发的信息化建设项目等，应当约定知识产权的归属和处理方式。采购人可以根据项目特点划分合同履行阶段，明确分期考核要求和对应的付款进度安排。对于长期运行的项目，要充分考虑成本、收益以及可能出现的重大市场风险，在合同中约定成本补偿、风险分担等事项。合同权利义务要围绕采购需求和合同履行设置。有关部门依法 制定了政府采购合同标准文本的，应当使用标准文本。合同文本应当经过学校聘请的法律顾问审定。

合同内容要求及其格式，应按照《山东城市建设职业学院合同管理实施细则》执行。

合同签订须由使用部门负责人签订，整个采购过程，均须由被授权人全程主持参与。

合同应由使用部门经办人、使用部门处室负责人、审计、采购及使用部门分管院领导共同审核会签。

四、合同执行

各采购部门依据签定的项目合同及其附件，针对项目认真核对技术标准、执行进度、项目质量、服务要求、调试结果、运行状况、质保期限、违约责任、付款方式等，严格按照合同条款认真执行，严格做好合同执行记录，对于企业供货能力、服务态度、信誉高低给与评价，可作为后期学校采购及政策制定的参考依据。

五、履约验收

合同执行完毕，双方应该及时组织验收，具体办法遵照《山东城市建设职业学院采购履约验收管理办法》对供应商的履约情况进行评价，并给予必要的公示。项目执行完毕，采购人需在10个工作日内，根据学校规定，召集采购部门、资产部门、审计部门、纪检监察室或者聘请第三方介入的验收小组，根据合同情况，进行综合评价。对于履约不力、或不按合同履约、不讲诚信的供应商，可以对其验收评价网上公示，由资产管理处报山东省财政厅政府采购监督管理处做出处罚。

六、资金支付

需提交的资料：采购合同、验收报告、资产录入审核单、全额发票、根据合同约定须提交审计的,最终付款须提交审计结算书，其余按财务具体要求和流程提交材料、支付款项。

特别说明：自行采购的项目，也应该按照学校相关内控制度（或“三重一大”决策制度）完善程序后，与确定的供应商签订合同，按相关规定验收并出具验收报告、资产录入系统并经审核通过后，方可申报款项支付。

七、绩效考核

政府采购预算批复后，各采购单位应抓紧开展相关工作，加强统筹协调，合理安排进程，确保在规定时间内发布意向，备案计划，尽快组织采购活动，及时签订采购合同，全面提升采购执行效率。省财政厅于每年第二和第三季度末以及第四季度每月末公布各采购单位预算执行进度，督促加快预算执行，尽早完成采购任务；年终对全年执行情况进行集中通报，并作为下一年度预算安排的重要参考，对未按时完成采购活动的单位进行重点约谈。年底前采购项目尚未进入执行环节的，按照政府采购预算管理办法有关规定收回相应预算指标。学校年底根据项目年度执行情况进行年度绩效考核。

八 附则

本政府采购内控流程自通过之日起即刻生效，各部门依照此管理办法执行，前期发布的2020年度政府采购内控流程管理办法即日起作废。