山东城市建设职业学院学籍档案管理办法

第一条 为全面贯彻落实《高校学生管理规定》（中华人民共和国教育部第41号令）和我省学籍管理相关规定精神，确保学籍档案管理工作的规范性与严谨性，制订本办法。

第二条 学校配备专门的学籍资料管理员，其主要职责为负责学籍资料的整理、归类、电子化录入及数据处理工作，确保学籍信息的准确无误。

第三条 学籍资料应长期留档保存备查，具体存档资料如下：

（一）休学、保留学籍、退学、转专业、注销学籍等学籍异动的过程性材料；

（二）现役军人申请教学活动申请表

（三）新生未报到核查及相关新生学籍注册材料

（四）学生学籍档案卡

（五）每学期在校生学籍核查材料

（六）其他与学籍工作相关需存档的材料

第四条 为确保学籍资料的安全性与保密性，学校特设独立学籍资料档案室，作为存储各类学籍资料文件及各年级学生学籍档案的重要场所。未经教务处领导或学籍资料管理员明确许可，任何人员均不得擅自翻阅档案室内的文件与资料。

第五条 学籍管理文件与资料的归档、保管、借阅等工作均由指定管理人员负责。管理人员需对当学期学籍档案进行一次全面的清查与整理工作，以确保学籍文件资料的系统性与完整性。

第六条 原则上，各类学籍管理文件、资料及学生档案资料不对外借阅。如确有需要借阅者，须经相关领导批准，并严格履行借阅手续，确保按时归还。

第七条 学籍管理文件与资料需按学期分类别进行合理放置，确保摆放整齐、便于查找。如有丢失，应及时报告，并补回。

第八条 学校将加强安全管理措施，切实做好防火、防盗、防水、防虫等安全防范工作，确保学籍资料档案室的安全与稳定。

第九条 对于涉及学校重要事务的学籍管理文件与资料，将严格执行保密制度，确保信息不泄露。

第十条 本办法由教务处负责解释,未尽事宜，按国家 规定或由学校研究决定。